«Выдать нельзя отказать»: ставим запятую в спорных вопросах с документами сотрудников

Трудовой кодекс обязывает работодателя по письменной просьбе сотрудника (в том числе бывшего) выдать ему копии документов, связанных с работой. Список таких документов открытый, что часто вызывает споры. Разбираемся, копии каких документов чиновники и судьи считают связанными с работой, какие выдавать не обязательно, и как избежать штрафов.

• Какие документы может запросить работник, а в каких случаях можно отказать.

• Как правильно считать трехдневный срок для выдачи документов.

• В каком виде выдавать запрошенные документы.

• Что грозит, если документы не выдать или выдать позже срока.

Согласно части 1 статьи 62 ТК РФ, работник имеет право на получение копий документов, связанных с его работой. Суды признают таковыми документы, которые содержат персональную информацию, необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающуюся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ).

К таким документам, которые вы обязаны выдать относятся:

• Копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении.

• Выписка из трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности.

• Справки о зарплате, о начисленных и уплаченных страховых взносах.

• Копия трудового договора (в т.ч. для бывшего сотрудника).

• Копия личной карточки (форма № Т-2). Роструд подтверждает: этот документ содержит персональные данные работника и связан с его работой.

• Выписка из приказа о сокращении штата. Важно: выдавать копию всего приказа нельзя, так как там содержатся данные других сотрудников. Только выписку на самого работника.

• Выписка из табеля учета рабочего времени. По той же причине — чтобы не разглашать персональные данные других работников.

• Выписка из коллективного приказа о премировании (касающаяся данного сотрудника).

• Расчетные листки.

Работники часто запрашивают не только личные документы, но и локальные акты компании. Здесь важно разделять понятия «ознакомить» и «выдать копию».

Выдавать НЕ обязательно, если документ:

• Не содержит персональных данных конкретного работника.

• Является локальным нормативным актом (ЛНА), регламентирующим общие правила.

Можно отказать в выдаче копий следующих документов:

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), Положение об оплате труда, Положение о премировании, Коллективный договор.

Позиция Роструда и судов: Эти документы не содержат персональных данных работника, а регламентируют сферу организации труда в целом. Работодатель обязан ознакомить с ними работника под подпись, но не выдавать копии на руки (Определение Седьмого кассационного суда от 02.03.2023 № 88-3895/2023).

2. Положение о командировках.

Позиция судов: Не связано с работой конкретного работника, является ЛНА. С ним достаточно ознакомить сотрудника (Определение Третьего кассационного суда от 25.06.2025 № 88-12159/2025).

3. Должностная инструкция.

Важно: Здесь мнения расходятся. Роструд считает, что должностная инструкция связана с работой, и рекомендует ее выдавать. Однако суды часто встают на сторону работодателя, отказывающего в выдаче копии, если работник уже ознакомлен с ней под подпись. Безопаснее выдать выписку с обязанностями сотрудника.

4. Материалы служебных проверок, докладные и служебные записки.

Позиция судов: Эти документы предназначены для служебного пользования и не подлежат выдаче. Достаточно ознакомить работника с итоговым приказом (например, о выговоре).

5. Исполнительные листы.

Пояснение: Информацию об удержаниях работодатель и так сообщает в расчетном листке.

Подготовленные копии документов нужно заверить и выдать работнику безвозмездно в течение трех рабочих дней со дня получения заявления.

Как считать правильно:

Отсчет начинается: со дня, следующего за днем регистрации заявления.

Выходные: учитываются только общие выходные (суббота, воскресенье) и нерабочие праздничные дни. Индивидуальные выходные работника по графику на срок не влияют (Письмо Минтруда от 17.01.2025 № 14-6/ООГ-172).

Пример: Заявление подано в пятницу 26 сентября. Трехдневный срок отсчитывается с понедельника 29 сентября. Выдать документы нужно не позднее среды 1 октября.

Электронное заявление: Если работник отправил заявление по email, оно считается полученным на следующий рабочий день после отправки (ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ). Важно: заявление должно быть подписано электронной подписью, иначе оно не имеет юридической силы.

Продление срока: Законом не предусмотрено. Даже если документы в архиве, суды обязывают уложиться в 3 дня (Определение Девятого кассационного суда от 22.08.2024).

Если документов нет: Если срок хранения запрашиваемых документов (например, старых графиков отпусков) истек, подготовьте письменный ответ с обоснованием причины отказа и напр виде** его работнику.

Формат выдачи зависит от того, как работник подал заявление и какой способ получения указал.

1. На бумаге Если заявление подано лично или по почте, документы выдаются на бумаге, заверенные подписью и печатью (при наличии).
2. В электронном виде Если в компании внедрен электронный кадровый документооборот, а работник указал этот способ, документы можно направить:

3. Через корпоративную информационную систему.

Через портал «Госуслуги».

Через платформу «Работа России».

3. По почте. Если работник не явился за документами, а в заявлении не указал способ получения, безопаснее направить их по почте заказным письмом. Расходы на отправку несет работодатель.

Как заверить выписку

Выписка составляется в произвольной форме. В ней нужно дословно воспроизвести часть оригинала документа, касающуюся только данного работника. Заверяется выписка подписью ответственного лица (директора, начальника отдела кадров) с указанием должности, фамилии и даты заверения.

Если работодатель нарушит сроки выдачи или откажет в предоставлении документов, которые обязан выдать, это является нарушением трудового законодательства.

Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ составляет:

• На должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 руб.

• На юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Чтобы избежать претензий, разработайте четкий регламент выдачи документов, назначьте ответственных лиц и ведите журнал учета выданных копий. Это поможет систематизировать процесс и защитить компанию от судебных исков.